تشکیل گروه تخصصی 

یک گروه تخصصی جهت تدوین طرحها و برنامه ها ی باشگاه تشکیل دهید.

 تدوین ارزشها و هدفها

سعی کنید به جز هدف کسب منفعت که مهمترین هدف این باشگاه است به اهداف دیگر باشگاه مانند : تلاش برای داشتن مشتریان دائمی و وفادار ، به دست آوردن مشتریان و متقاضیان جدید ، حمایت از واحدهای مختلف یک سازمان برای اینکه بتوانند در خصوص مشتریان اطلاعات لازم را به دست بیاورند و…. توجه شود و برنامه ریزیهای لازم در این زمینه صورت بگیرد.

 مخاطبان مورد نظر

یکی از مهمترین مخاطبان شما در باشگاه مشتری ، مشتریان اصلی و مهم شما هستند. این دسته از مشتریان ، عامل اصلی سودآور بودن برای شما هستند. در عین حال که به مشتریان اصلی خود توجه دارید باید همزمان در پی برقرار ارتباط و حفظ مشتریان موقتی و یا گروهی که می توانند جزء مشتریان شما باشند را نباید از دست بدهید. بنابراین ، برای این گروه از مخاطبان خود نیز باید برنامه ریزی کنید و ارتباط با آنها را توسعه دهید.

 سود و بهره مندی باشگاه مشتریان

در باشگاه مشتریان باید سعی شود تا سود و فایده باشگاه به درستی تعیین و تعریف شود و همه افراد آن باشگاه با آن آشنا شوند و بتوانند خود را مطابق با آن هماهنگ کنند. برای اینکه یک باشگاه بتواند هم سود و منفعت مالی و هم غیر مالی به دست بیاورد باید اهداف و روش خود را مشخص کند. این رویه سه جز باید داشته باشد:

الف) طوفان فکری

باید بتوانید از تفکر خلاق افراد گروه استفاده کرده تا آنچه که ممکن است مشتریان نیاز داشته باشند را پیش بینی و تهیه کنند.

ب) مطالعه پایه

سعی کنید قبل از اینکه برنامه ریزی کنید و یا برنامه های خود را در سطح وسیعی اجرا کنید ، ابتدا یک مطالعه مقدماتی در یک گروه نمونه کوچک انجام بدهید تا نقاط قوت و ضعف خود را بشناسید و آنها را در اجرای اصلی اصلاح نمایید.

ج) مطالعه زمینه یابی

نظرات و اهدافی که به نظرتان مناسبتر هستند را در گروه وسیعی از افراد اجرا نموده و آن را ارزیابی کنید.
نکته: اطلاعاتی که از طریق این سه جزء به دست می آید می توانند مشخص کنند که در سطح خرد و کلان چه اهداف و ارزشهایی را مد نظر قرار دهید و طبق آنها هدف نهایی خود را تضمین کنید.

 ساختار باشگاه

هر باشگاهی از اجزاء و بخشهای مختلف تشکیل شده است که از اعضای باشگاه تا مدیران و کارکنان ، نقشها و وظایف ، روند کارها را شامل می شود. برای موفقیت در رهبری کردن هر باشگاهی حتماً باید به این بخشها توجه شود و اعضای هر بخشی با دقت و مناسب انتخاب شود.

 شبکه ارتباطی باشگاه

باشگاه مشتری معمولاً با افراد عضو شده در باشگاه ، کارمندان سازمان ، حامیان مالی و اعتباری شرکت و رسانه هایی که پیام او را به گوش مشتریان و مخاطبان می رسانند در ارتباط است. هر باشگاهی باید سعی کند اطلاعات و اخبار مربوط به سازمان و یا باشگاه را با استفاده از ابزارهای متعدد و متناسب در اختیار این گروه ها و مشتریان خود قرار دهد.

هزینه های باشگاه مشتریان

در این مرحله سعی کنید حتماً یک چارچوب مالی و اقتصادی برای باشگاه تهیه کنید. هزینه های هر باشگاهی بستگی به اهداف و وسعت آن باشگاه دارد. در صورتی که شما تمایل داشته باشید از تکنیکهای جدید و خدمات با کیفیت بالا استفاده کنید مسلماً هزینه های شما بالاتر خواهد بود ولی شانس موفقیت شما نیز بالاتر خواهد رفت. ولی باید توجه داشته باشید که هر اندازه شما برای باشگاهتان هزینه کنید در واقع برای شرکت خود سرمایه گذاری کرده اید و قدرت رقابت خود و حفظ مشتریانتان را بالا برده اید.

 منبع داده های باشگاه مشتریان

هر باشگاهی باید شامل یک منبع و پایگاه اطلاعاتی در خصوص مشخصات مشتریان باشد. با استفاده از این اطلاعات هر شرکتی می تواند از ویژگیهای مشتریان خود و خواسته های آنها مطلع شود و در کسب و کار خود موفق شود.

 هماهنگی باشگاه مشتریان با شرکت

مدیران باشگاه ها باید تلاش کنند تا بین باشگاه و بخشهای مختلف شرکت ، هماهنگی لازم را ایجاد کنند. باید بین این بخشها به قدری ارتباط قوی باشد تا مطمئن شویم که باشگاه ، پشتیبان مالی مناسب برای همه بخشها دارد. از اطلاعاتی که از طریق باشگاه درباره اعضا به دست می آوریم می توانیم بازار هدف خود را بیشتر شناخته و بهتر با او ارتباط برقرار کنیم. باید سعی شود تا رویکرد مشارکت و مساعدت در بخشهای مختلف یک باشگاه و سازمان را ترویج داد.